Aviso de prácticas de privacidad

POLÍTICA: 

La instalación se compromete a mantener la confidencialidad de nuestros individuos a través del uso y la divulgación adecuados de la Información de Salud Personal (PHI) de los individuos. Todo el personal de la Compañía tiene el deber de seguir los procedimientos de esta política e informar cualquier sospecha de violación de la privacidad individual a la Oficina de Gestión de Calidad. La violación de esta política puede resultar en una acción disciplinaria que puede incluir el despido para los empleados o la terminación de la relación laboral en el caso de los contratistas o consultores. Además, el individuo puede estar sujeto a la pérdida de privilegios de acceso y a un proceso civil y/o penal. 

Esta instalación cumple con el Título 42, Código de Regulaciones Federales, Parte 2, titulado “Confidencialidad de los registros de clientes de abuso de alcohol y drogas”, con respecto a la información individual confidencial. 

PROCEDIMIENTO: 

1) Uso y divulgación de PHI para tratamiento, pago u operaciones de atención médica 

1. a) La PHI puede divulgarse sin autorización individual para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica (TPO). Esto incluye lo siguiente:
2. i) Operaciones de tratamiento, pago o atención sanitaria propias de la Compañía (TPO). 
3. ii) Actividades de tratamiento de otro proveedor de atención médica iii) Las actividades de pago de otra entidad cubierta o proveedor de atención médica; y 
4. iv) Las actividades de operación de atención médica de otra entidad cubierta o proveedor de atención médica, si cada entidad tiene o tuvo una relación con el individuo que es objeto de la PHI que se solicita, y la divulgación es: a) Para un propósito enumerado en la definición de operaciones de atención médica; o b) Para el propósito de detección o cumplimiento de fraude y abuso de atención médica 

2) Divulgaciones para el pago 

1. a) Solo se divulgará la PHI mínima necesaria para las funciones de pago, según lo establecido mediante acuerdo contractual. 
2. b) Las personas que manejan PHI en un contexto de pago deberán abstenerse de publicar información de diagnóstico individual. 
3. c) Esta política se aplicará a los cheques cobrados, recibos de tarjetas de crédito en papel y sobres. 

3) Uso y divulgación de PHI para fines distintos de los de TPO 

1. a) La Compañía no puede usar ni divulgar PHI para fines que no sean de TPO, a menos que:
2. i) La Compañía ha obtenido una autorización válida para la divulgación de PHI firmada por el individuo o representante personal del individuo que cumple con los requisitos de Gestión de Calidad. 

4) Uso y divulgación inapropiados de información médica protegida 

1. a) El personal de la empresa sólo debe utilizar información médica protegida individual cuando esté directamente relacionada con sus funciones laborales. 
2. b) Cualquier uso o divulgación de información individual fuera del ámbito del empleo constituye una violación de la confidencialidad. 
3. c) Los registros médicos no deben usarse como material de lectura ni consultarse por curiosidad. 
4. d) Hablar con personas en áreas públicas, es decir, baños, ascensores, pasillos, etc. 
5. e) Revisar la información del tratamiento de un par, colega o amigo que no participa activamente como individuo en esta instalación. 
6. f) Algunos ejemplos de uso inapropiado de PHI que resultan en una violación de la confidencialidad individual incluyen:
7. i) Un empleado de una empresa que utiliza un sistema electrónico para buscar el número de teléfono y la dirección de una persona por motivos personales. 
8. ii) Un empleado de la Compañía que está involucrado en una disputa familiar y accede a información sobre el bienestar de un miembro de la familia, incluida información sobre cuándo será su próxima cita en la Compañía. 

iii) Un visitante le pregunta a un empleado de la empresa dónde se encuentra una persona. El empleado de la empresa busca la información para el visitante, aunque no sea parte de su trabajo. (Los empleados deben dirigir a los visitantes al mostrador de recepción del hospital. Para obtener más información, consulte la política del directorio de personas). 

1. iv) Un empleado de la empresa que accede al censo de camas de la empresa para averiguar dónde está recibiendo tratamiento una persona. 
2. g) El personal de la empresa es responsable de toda la información a la que acceda bajo su nombre de usuario y contraseña. 
3. h) Compartir contraseñas o dejar computadoras desatendidas y con la sesión iniciada en un programa que contiene PHI mientras están desatendidas pone en peligro la confidencialidad individual y se considerará una violación de la confidencialidad si se accede a la información de forma inapropiada. 
4. i) El personal de la empresa es responsable de todas las divulgaciones de PHI. La divulgación de PHI, ya sea escrita, oral o electrónica, debe realizarse únicamente para fines de TPO asociados con el individuo de acuerdo con esta política. 
5. j) Comunicar información confidencial de personas de manera inapropiada, descuidada o negligente constituye una violación de la confidencialidad (por ejemplo, conversaciones informales sobre personas, conversaciones en áreas públicas o divulgación no autorizada de información dentro o fuera del campus). 
6. k) La discusión profesional sobre condiciones individuales o planes médicos debe limitarse a áreas privadas y no debe discutirse en áreas públicas como pasillos o salas de espera. 
7. l) Las discusiones casuales sobre personas y/o la divulgación no autorizada de información se consideran una violación de la confidencialidad. 
8. m) Algunos ejemplos de divulgación inapropiada de PHI que resultan en una violación de la confidencialidad individual incluyen: 
9. i) Un empleado de la empresa, que trata a una persona conocida en la comunidad, les cuenta a otros empleados de la empresa (que no pertenecen al equipo de tratamiento del individuo) sobre el tratamiento del individuo. 
10. ii) Un empleado de la empresa se entera de la condición de un individuo que también es miembro de su familia mientras está en el trabajo. El empleado de la empresa luego informa a otros miembros de la familia sobre la condición del individuo. 

iii) Un empleado de la empresa que envía un correo electrónico a su cónyuge que contenía PHI sobre personas que el empleado estaba tratando. 

1. iv) Un empleado de la empresa que revela información de identificación sobre un individuo y habla sobre la condición médica del individuo en el comedor con amigos durante el almuerzo. v) Empleado de la empresa que accidentalmente deja notas médicas detalladas sobre personas en una mesa al lado de una máquina de refrescos durante un descanso. 

5) Transmisión de PHI 

1. Es política de este centro que la PHI solo pueda transmitirse por las siguientes vías: 
2. Correo – correo prioritario o certificado o 
3. Facsímil: el envío de PHI por fax es el método preferido. 
4. En casos extremos, se permite la transmisión electrónica de archivos protegidos con contraseña. En determinadas circunstancias, se puede utilizar correo electrónico cifrado si es necesario para cumplir con las normas federales. 
5. La transmisión de documentación y registros para la programación virtual se facilitará a través de un portal de cliente encriptado de extremo a extremo. 

Se prohíbe el intercambio de PHI por correo electrónico, excepto mediante el uso de software de cifrado. 

La regla del mínimo necesario prevalece en todas las solicitudes de registros. 

Nota:  En el caso de cualquier divulgación de información médica protegida en la que se soliciten varios elementos, el departamento de Gestión de registros, en colaboración con el director de Gestión de calidad y cumplimiento, evaluará qué elementos se enviarán en función de la regla mínima necesaria y el propósito de la solicitud. El hecho de que se soliciten todos los elementos no significa que se enviarán todos. 

Todas las solicitudes de PHI deben presentarse por escrito utilizando el formulario “Autorización para divulgación” y deben estar firmadas por la persona o su representante autorizado. No se aceptarán las solicitudes que no se presenten mediante este formulario y se le informará al solicitante sobre la existencia de este formulario. El Director de Gestión de Calidad verificará la información para confirmar que se trata de una solicitud legítima. 

El departamento de Registros Médicos llevará un registro de todas las transmisiones de PHI y documentará la fecha en que se solicitó la PHI, el solicitante/entidad, la verificación del solicitante y la fecha en que se divulgó la PHI.